Limang Payo Tungkol sa Pagsusulat ng Business Letters at Emails

*Ang article na ito ay naglalaman ng affiliate links.

English Version (Click Here)

May pagkakataon na balang araw kailangan mong sulatan ang isang korporasyon, humingi ng tulong mula sa isang mataas na opisyal, o sumulat sa isang kliente. Dahil mayroon ako dating customer at client support duties at mga isyu tungkol sa lupa na kinailangan naming harapin, nagkaroon ako ng maraming experience tungkol sa pagsusulat ng mga mensahe para sa mga kliente at matataas na opisyal.

Nakapagbasa rin ako ng ilang libro tungkol sa marketing at copywriting at ang mga payo ay nakatulong sa akin na makakuha ng magagandang sagot.

Narito ang ilang mga payo na kailangan mong aralin kung gusto mong maging mas epektibo sa pagsusulat ng mga business letters at emails.

Limang Payo Tungkol sa Pagsusulat ng Business Letters at Emails

1. Mag-focus ka sa pangunahing idea o mensahe.

Sa librong Made to Stick: Why Some Ideas Survive and Others Die nina Chip Heath at Dan Heath, ang isa sa pinakamahalagang payo doon ay kung gusto mong pagtuonan ng pansin ang iyong mensahe, kailangan hanapin mo ang pangunahing idea nito.

Kung masyado kang maraming nailagay na hindi mahalagang detalye, maiinip at maguguluhan ang iyong sinusulatan at baka balewalain nila ang mensahe mo. Kapag kakausapin mo ang isang mahalagang kliente o opisyal na makakatulong sa iyo, dapat galingan mo ang mensahe mo. Kailangan mong tutukan ang pinakamahalagang idea ng iyong mensahe.

2. Alalahanin ang iyong “call for action” (aksyong ipapagawa).

Itinuro ni Robert W. Bly, ang may akda ng The Copywriter’s Handbook, na ang pinakahuling hakbang sa iyong copy (mensaheng pang promosyon) ay ang call for action. Kahit maayos mong naipahiwatig ang iyong idea, kung wala namang gagawin ang mga kinakausap mo edi parang nagsayang ka lamang ng oras.

Bakit mo isinulat ang mensahe? Ano ang kailangan mo mula sa magbabasa? Kailangan mo ba silang kausapin para makapagbenta ka ng produkto? Kailangan mo ba ng tulong dahil sa isang bagay na nakaaapekto sa iyong komunidad? Sabihin mo ang kailangang mangyari sa iyong sulat, at sabihin mo nang mahinahon at magalang.

3. Ayusin mo ang istruktura ng iyong mensahe

Ito’y natutunan ko mula sa isang AFP General na kaibigan ng aming pamilya. Noong nagkaproblema kami sa pagkuha ng ilang benepisyo ng Medal of Valor mula sa gubyerno, nagpagawa siya sa akin ng sulat na ibibigay niya sa ilang mga opisina. Hindi niya nagustuhan ang aking unang ginawa kaya itinuro niya sa akin ang format na ginamit niya sa military.

• Una, sabihin mo ang kailangan mo sa unang bahagi ng liham (hal. tulong sa government benefits).
• Ikalawa, sabihin mo ang mga detalye.
• Sa dulo, ulitin mo ang kailangan mong mangyari (ang “call for action”).

Sa panahon ngayon, sobrang abala o busy ang mga tao, at mas malala ito para sa mga taong importante o nasa matataas na posisyon. Gawin mo ang lahat ng iyong makakaya upang paiksiin ang iyong sulat at gawin mo rin itong madaling basahin habang inilalaman pa rin nito ang mga mahahalagang detalye.

4. Gumamit ng simpleng lingguahe at tamang balarila (grammar).

Sa mga panahon na ninanais mong magbigay-alam sa iyong kapwa sa paraang tinig mabikas at masatsat, ang ganoong pakana ay maaaring magdulot ng iyong kabiguan. Sa madaling salita, kung pinipilit mong magmukhang matalino sa iyong sulat, magiging pangit ang mensahe mo. Ang magbabasa ay hindi lang magugulohan, sila rin ay mababagot at maiinis.

Gumamit ng simple at pangkaraniwang mga salita para sa iyong mga mensahe tuwing makakaya. Ang mga pagkakataong kailangan mong gumamit ng mas komplikadong mga termino ay kapag nararapat ito para sa makakatanggap ng mensahe mo. Halimbawa, gumamit ka ng tamang termino ng engineering kapag kapwa engineer ang kausap mo o gumamit ka ng tamang teknikal na salita kapag kausap mo ay isang eksperto.

Bukod pa doon, kailangan mong gumamit ng tamang balarila o grammar at tamang spelling. Kung masyado kang maraming pagkakamali, baka isipin ng iyong sinusulatan na… hindi ka matalino. Mahihirapan kang makakuha ng maayos na deal o makakuha ng tulong kapag sa isip niya ay mukha kang isang mangmang.

5. Maging mabait at magalang.

Kung sa mensahe mo ikaw ay medyo brusko o mapag-utos, malamang hindi nila gugustuhing sumagot sa iyo. Sa kabilang dako naman, kung mukha kang matalino, mabait, at propersyonal sa iyong mensahe, mas madali kang pakinggan. Sa pakikitungo mo sa tao, madalas magiging mas matagumpay ka sa matagal na panahon kapag ikaw ay magalang kaysa kung palagi kang nananakot.

Isa pang payo: Huwag kalimutang i-proofread o siyasatin ang iyong mensahe!

Tapos ka na bang magsulat ng iyong mensahe? Huwag mo muna itong ipadala! Kailangan mo pang mag-PROOFREAD! Siyasatin, idouble-check, at itriple-check mo ang sulat mo at ayusin ang mga mali. Basahin mo ito nang paulit ulit para sigurado. Maghintay ka ng isang araw (o siguro ilang oras) bago siyasatin itong uli. Mas mabilis kang makakahanap ng mga pagkakamali kapag nakapag pahinga na ang utak mo at klaro na ang isipan mo.

Kung gusto mong maging mas magaling sa pagsusulat ng mga business letters at emails, kailangan mong magfocus sa pangunahing mensahe o idea, gumamit ng call for action, gumamit ng magandang istruktura, simpleng lingguahe at tamang balarila, at maging magalang sa kakausapin mo. Alalahanin mo ang mga payong iyon at malamang makakakuha ka ng mas maayos na sagot kumpara sa kung hindi mo sila sinunod.

Siyempre, hindi lang naman iyon ang mga kailangan mong alalahanin, pero malamang makapagbibigay sila ng maayos na simula.

Kung gusto mong matuto pa tungkol sa pagsusulat ng business letters at emails o paano makiusap nang maayos at klaro, narito ang ilang librong mainam na iyong basahin! Ang mga aral dito ay makakatulong nang husto kapag kailangan mong kumbinsihin ang mga kliente at employers, manghingi ng tulong mula sa mga opisyal, at marami pang iba.

I-click mo lang ang mga links sa mga imahe sa ibaba at basahin mo sila!