7 Easy Steps para maging mas Productive sa Pagtrabaho

*Ang article na ito ay naglalaman ng affiliate links.

English Version (Click Here)

Ang trabaho mo ba ay parang bundok ng lupa na, kahit gaano ka man kadalas maghukay, ay parang mas-dumadami? Kahit busy ka sa pagsagot sa telepono at email, pagtype ng reports, pag-attend ng mga meetings, at paggawa sa iba pang kinakailangan sa trabaho, pakiramdam mo ba’y parang wala ka pa ring natatapos? Ang “To-Do” list mo ba’y parang kasing haba na ng epic fantasy novel na may paparating pang mga sequel at side stories? Kung gusto mong natutunan kung paano maging mas-productive sa pagtrabaho upang mas-mabilis makatapos ng mga proyekto, makamit ang mas-maraming free time, at makapagpababa ng stress, basahin mo lang ang seven steps na nakalaan dito.

Bago nga pala tayo magsimula, maglabas ka muna ng ballpen at papel. Para magamit mong mabuti ang matututunan mo dito, kailangan mong gawin ang mga exercises sa unang tatlong hakbang.

7 Easy Steps para maging mas-Productive sa Pagtrabaho

“Ang pagiging busy ay hindi laging tunay na pagtrabaho. Ang layunin ng lahat ng pagtratrabaho ay ang paglikha o pagkamit ng mga bagay, at para dito kailangan ng pag-iisip, sistema, pagplano, talino, at tamang layunin, kasama na rin ang pagpapagod sa pagsisikap. Ang pagmumukhang pagod lamang ay hindi tunay na pagsisikap.” – Thomas A. Edison

1. Pagplanuhan mo ang iyong mga Prioridad

Marami sa ating ang nakarinig na sa Pareto Principle o ang 80/20 rule kung saan ang 80% ng ating mga resulta sa buhay ay nanggagaling sa 20% ng ating mga gawain. Natutunan mo na rin siguro na kailangan mong ayusin ang schedule mo para tutukan ang mga mahahalagang bagay na ito. Ang tanong ngayon ay kailan ka nga ba huling nagbalik-tanaw at nagreview ng iyong trabaho at prioridad? Baka malaman mo na ang mga “mahahalagang” bagay na ginagawa mo ay “urgent” lamang at ang mga bagay na lagi mong pinapatagal (gaya ng mga bagong sistemang makatutulong sa trabaho) ay makapagbibigay pala ng mas-mahahalagang bagay kaysa sa kung ano man ang mga pinagkakaabalahan mo ngayon.

Para dito, kunin mo ang ballpen at papel at isulat m ang lahat ng kailangan mong gawin ngayong araw, linggo, taon, at higit pa. Kasama rito ang mga reports na kailangan mo ngayong linggo, pagplano sa family outing, pag-aaral kung paano mag-ipon at mag-invest, pagdedeposit sa bangko, at iba pa.

Kapag naisulat mo na ang lahat ng kailangan mong gawin, pag-isipan mo kung alin dito ang nararapat mong gawin tungkol sa mga ito:

• Do – Ito’y para sa mga bagay na ikaw lang ang makakagawa, gaya ng pagplano ng goals ng team, pag-exercise sa gym para maging mas-healthy, o pagpunta sa graduation ng iyong mga anak.
• Delay – Ito’y para sa mga bagay na kailangang gawin sa nararapat na araw, gaya ng client meeting sa susunod na linggo o isang family vacation sa susunod na buwan.
• Discard – Kapag pinag-isipan mo ang listahan ng mga kailangan mong gawin, makakahanap ka ng maraming bagay na hindi mo pala talaga kailangan. Kasama rito ang mga gawain na, kapag pinag-isipan mong mabuti, ay magsasayang lang pala ng oras at pera. Alisin at kalimutan mo na ang lahat ng nandito para makapag-focus ka sa mga bagay na kailangan mo talagang tapusin.
• Delegate – Maraming bagay ang kailangan pa ring gawin, gaya ng pagdeliver ng package sa mga kliente. Hindi mo naman iisipin na ang CEO na nagpapatakbo ng kumpanya ang kailangang magdeliver ng lahat ng ito dahil kailangan niyang gamitin ang oras niya sa mga mas-mahahalagang bagay, kagaya ng pagplano ng direksyon ng buong kumpanya. I-delegate o ipaubaya mo sa mga nararapat* ang mga gawain at responsibilidad na hindi masyadong mahalaga para sa iyo o mas-mabuting magagawa ng iba.

*Kung malaman mo na hindi alam ng team members mo kung anong gagawin sa mga gawain, subukan mong bigyan sila ng kaalaman para matapos nila ang lahat ng kailangan kahit wala ka sa opisina. Ang pagbibigay ng kaalaman ay ang isang bagay na kailangang gawin ng mga magagaling na leader at manager.

Siya nga pala, huwag kang tumigil lang sa mga gawain sa trabaho. Ilista mo rin ang iyong mga pangarap at mga kailangang gawin para sa iyong kinabukasan, kagaya ng pagplano para sa college education ng iyong mga anak, pareretiro, ang pangarap mong bakasyon, ang hobby na gusto mong simulan, at iba pa!

2. Itakda mo ang Susunod na Gawain

Isang ideang nakuha mo mula sa “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity” ni David Allen ay hindi sapat na pagplanuhan mo lang ang mga kailangan mong gawin kundi kailangan mo ring pagplanuhan ang mga maliliit na hakbang na kailangan para tapusin ang mga ito. Halimbawa, kung ang kailangan mong gawin ay isang project o event para sa susunod na buwan, ang susunod mong kailangang gawin ay mag brainstorm ng mga goals o ideas at isulat ang mga ito sa isang papel, magsend ng email para sa mga iyong team members para manghingi ng mga plano, o iba pa. Tapos noon, ang susunod na gagawin ay magtype ng mga proposal outline at ibigay ito sa iyong boss o ipaubaya ang proyekto sa mas nararapat na team.

Dahil alam mo na ang iyong mga prioridad dahil sa step 1, pumili ka ng isa o dalawang major tasks para dito (kakailanganin mo ito mamaya). Pagisipan at pagplanuhan mo ang mga susunod na gagawin para unti-unting matapos mo ang proyekto. Pwede mong:

• Tapusin ito ngayon pa lang. Sabi ni David Allen, ito’y nararapat sa mga gawain hindi tatagal ng dalawang minuto para matapos, gaya ng pagprint ng report o pagforward ng isang email sa katrabahong makakagamit sa impormasyon.
• Magset ka ng schedule o reminder kung kailan mo ito kayang tapusin.
• Kalimutan/discard o ipaubaya/idelegate mo ang gawain sa ibang tao. Kapag ginawa mo ito, magiging libre ka para magfocus sa mga mas-mahahalagang bagay.

(Note: Baka kailanganin mo ring basahin ang isa ko pang article: “Project Planning Basics: Mabuting Resulta mula sa Kaunting Pag-iisip”)

3. SIMULAN MO NA!

Natutunan ko ito mula sa librong “Success Through A Positive Mental Attitude” nina Napoleon Hill at W. Clement Stone. Ano ang kailangan para makatapos ng mga gawain? Aksyon. Paano mo mapagagalaw ang iyong sarili kahit tinatamad ka? Utusan mo ang sarili mong “SIMULAN MO NA!”

Ang isa sa pinakamahirap na gawin ay magsimula kapag tinatamad. Kapag nakaupo ka lang diyan at nagpapatagal ng mga kailangan mong gawin, lumalaki at dumarami ang trabaho hanggang mabaon ka dito. Kapag nangyari iyon, magiging mas-nakakatamad magtrabaho. Para mapuksa mo ang pagkatamad, utusan mo ang sarili mo para SIMULAN MO NA! Tumayo ka at magsimula ka lang magtrabaho! Baka masupresa ka kung gaano kaepektibo ito.

Magsimula ka nang magtype ng report. Tawagan mo na ang kailangan mong tawagan. Buksan mo na ang email, magbasa, at magreply. Kunin mo na ang pen at papel at magsulat ka na ng outline. Malalaman mo na kapag nagsimula ka at nakuha mo ang “flow,” magiging mahirap tumigil hanggang matapos mo na ang gawain.

Sa mga susunod na gawain na naisulat mo sa number 2, utusan mo ang sarili mong SIMULAN MO NA!

4. Iwasan ang mga Istorbo para makamit mo ang “Flow”

Narinig mo na ba ang phrase na “time flies when you’re having fun”? Kapag nakikipagkatuwaan ka o naglalaro ka sa isang sport na gusto mo, binibigyan mo ito ng full focus at mabilis lumipas ang oras. Kung hindi mo napapansin, malamang ganito ka rin sa trabaho kapag ginagawa mo ang mga bagay na gusto mo o mga bagay kung saan magaling ka. Kapag nakamit mo ang mental state na tinatawag na  “Flow,” binibigyan mo ng buong pansin ang gawain at dahil dito, mas mabilis kang magtrabaho at mas marami kang natatapos. Kapag may istorbo o abala gaya ng facebook notification o text message, nasisira naman ang concentration mo at mangangailangan ka ng ilang mahahalagang segundo o minuto para makabalik rito.

Iwasan mong mag-multitask o gumawa ng maraming bagay ng sabay-sabay. Baka nabasa mo na ito sa iba, pero alamin mo na nakasasama ang multitasking dahil ito’y paglilipat-lipat lamang sa iba-ibang trabaho at ang bawat paglipat ay nagsasayang lamang ng oras at mental energy (basahin mo rin itong CNN article na ito tungkol sa multitasking). Kapag gumagawa ka ng isang bagay, pagtuonan mo ito ng buong pansin. Iwasan mo ang LAHAT ng mga distractions, kagaya ng nakakatawang website na nakabukas sa iyong web browser.

5. Magpahinga ng Madalas

Ito’y isang aral na natutunan ko mula kay Tom Rath, ang may-akda ng “Are You Fully Charged.” Ayon sa DeskTime, isang kumpanyang gumawa ng application na nagmomonitor ng productivity ng mga empleyado, ang pinakamahuhusay na trabahador ay marurunong mag-break o magpahinga ng mabuti.

“The most productive people work for 52 minutes, then break for 17 minutes.” – Julia Gifford of DeskTime

(Ang pinaka-produktibong mga tao ay nagtratrabaho ng 52 minutes, tapos nagpapahinga ng 17 minutes)

Naaalala ko na ginagawa ko rin ito ng madalas: Mula 8am-10am, tinatapos ko ang mga project plans at proposals, tapos naglalakad ako patungo sa malapit na shopping mall para bumili ng masustansyang pagkain, pagkabalik ko saka ko tinatapos ang lahat ng kailangan sa araw o sa linggo bago mag-tanghalian. Marami rin akong mga 5-minute breaks kada oras para gumawa ng tsaa. Dahil doon, libre ang buong maghapon ko para tapusin ang mga kailangang gawin para sa susunod na buwan. Sinimulan ko ang ganoong schedule dahil natutunan kong kapag walang-tigil akong nagtrabaho at nagpagod ako, ang huling bahagi ng proyekto ay hindi matatapos ng mabuti. Ang magandang simula pero pangit na pagtatapos ay hindi maganda lalo na kapag kalidad ang habol mo.

Kapag nararamdaman mo na naiistress ka o napapagod ka na at nawala na ang flow mo, tumayo ka muna at magpahinga. Uminom ka muna ng tubig o gumawa ka ng kape. Maglakad ka muna sa labas at magpahinga. Kapag naging klaro na uli ang isipan mo matapos ang 15 minutes, saka mo balikan ang trabaho mo.

6. Matulog kang mabuti

Sa dati kong opisina, maraming empleyado (kasama na ako doon) ang kailangang mag-double shift o mag-night shift kapag may emergency, gaya ng kapag nagkasakit at hindi makakapasok ang team member ng susunod na shift. Dahil doon, kakaiba ang pagtulog namin, pero maraming oras ang naibibigay namin sa opisina. Marami ang nag-iisip na “mas-matagal ka sa opisina (at mas-kaunting tulog) = mas-marami kang matatapos,” pero isang mabilisang google search lamang ang kailangan mo para malaman mong hindi ito totoo at mas-makakasama lamang pala ito. Bukod sa pagsira sa iyong immune system na nakadudulot ng mas-madalas na pagkasakit at paggastos sa panggamot, ang kakulangan ng tulog ay nakasasama rin sa iyong cognitive/brain functions o pag-iisip at hindi ito nakabubuti sa iyong pagtratrabaho.

Bawasan mo ng kaunti ang panonood ng TV o pagbrowse sa internet at subukan mong matulog ng 7 o 8 na oras sa gabi.

Isang Payo Para sa mga Night Shift Employees: Kapag nagtratrabaho ako sa gabi, minsan natutulog ako ng 15 minutes sa banyo o sa kusina (buti malinis sila). Ang ganoon kadaming oras para umidlip ay nakabubuti para sa mga inaantok at naramdaman ko kung gaano ito kaepektibo (kung gusto mong magbasa pa tungkol dito, i-click mo lang ang link na ito). Subukan mo lang! Alalahanin mong magdala ng alarm clock (may ganitong function ang cellphone ko), at takpan mo ang iyong mga mata kapag maliwanag. Hindi mo nga pala kailangang maging night shift para gawin ito. Kapag ikaw ay napapagod na sa trabaho, umidlip ka lang saglit para magpalakas.

Hindi lang sa pagiging productive sa trabaho gumagana ang maayos na pagtulog. Basahin mo ang iba-ibang health benefits dito sa link na ito!

Siya nga pala, naaalala mo na kailangan naming mag-Double shift tuwing emergencies? Naiwasan ko iyon noon binigyan ko ng skills at kaalaman ang mga team members ko para ayusin ang lahat ng mga problema. Yun ang dahilan kung bakit hindi nila ako kailangang tawagan tuwing 3am kapag may nangyaring masama.

7. Kumain ng Mabuti at Uminom ng maraming Tubig

Eto ang isang simple at “obvious” fact na hindi pinapansin ng karamihan:

Kailangan mo ng malinaw na isipan para makapagtrabaho ng mabuti. Para gumanang mabuti ang iyong utak o isipan, kailangan ito’y may tamang fuel o panggagalingan ng lakas. Saan nito makukuha ang tamang lakas? Sa pagkain! Kailangan mong kumain ng mabuti para makapag-isip ng maayos.

Huwag mong kalilimutang kumain ng almusal dahil walang energy ang iyong utak kapag gutom ka, at hindi ka rin makakapagplano at makakapagdesisyon ng mabuti kapag ikaw ay nagugutom.

Iwasan mo ang sitsirya at junk food gaya ng candy bars, soft drinks, at energy drinks dahil, kahit mabibigyan ka nito ng temporary boosts ng kalahating oras, mararamdaman mo ang sugar crash pagkatapos at bababa ang iyong productivity. Kumain ka ng nuts (at berries) dahil nagbibigay ang mga ito ng maayos na energy ng ilang oras. Ang mga paborito ko (na binibili ko sa mga 15-minute breaks) ay kasoy, almonds, trail mix, raisins/pasas, atbp.

Uminom ka rin ng maraming tubig dahil ang kaunting dehydration ay nakakasama sa ating mood, kakayahang magconcentrate, at pagkapagod.

To Recap (Pagsisiyasat):

1. Pagplanuhan mo ang iyong mga Prioridad.
2. Itakda mo ang Susunod na Gawain.
3. Kung may kailangan kang gawin, SIMULAN MO NA!
4. Iwasan ang mga Istorbo para makamit mo ang “Flow.”
5. Magpahinga ng Madalas.
6. Matulog kang mabuti.
7. Kumain ng Mabuti at Uminom ng maraming Tubig.

At ayun! 7 Easy Steps para maging mas-Productive sa Pagtrabaho! Siya nga pala, kapag gusto mong makapagbasa ng mga iba pang articles linggo linggo, i-click mo lang ang Facebook Like button sa ibaba!