English Version (Click Here)
Sa panahon ngayon, hindi tayo nauubusan ng mga bagay na kailangang gawin. Halos palagi may kailangan tayong tapusin, pero madalas wala tayong panahon para tapusin silang lahat. Sa kabutihang palad, hindi naman kailangang tayo lang palagi ang gagawa ng lahat ng nasa listahan natin at hindi din natin sila kailangang tapusin lahat agad. Ang pagsasapuso sa puntong iyon ay isang mabuting paraan para hindi lang maging mas productive pero maging mas epektibo din.
Paano ka magiging mas epektibo sa trabaho gamit ang limitado mong oras? Subukan mong gamitin ang technique ng dating U.S. President na si Dwight Eisenhower: ayusin mo ang listahan ng kailangan mong gawin ayon sa kung gaano sila kailangan madaliin (urgent) at kung gaano sila kahalaga! Narito ang paraan kung paano maging mas productive gamit ang Eisenhower matrix.
Paano Maging Mas Productive Gamit ang Eisenhower Matrix
Halos lahat ng kailangan mong gawin ay pwedeng uriin ayon sa kung sila ba ay “urgent” (kailangan madaliin) at kung sila ba ay “important” (importante o mahalaga). Madalas, ang karamihan sa mga urgent na bagay ay hindi naman mahalaga, at maraming bagay na mahalagang gawin ay hindi urgent o hindi kailangan madaliin. Isipin mo lang. Gaano kahalaga ang ilang pagtawag sa iyo ng kaopisina mo at gaano kahalaga ang mga nakakabagot na meeting kung saan wala naman kayong natatapos? Sa kabilang dako naman, gaano kakailangan madaliin ang pagsabi sa iyong mga kaibigan at pamilya na mahal mo sila? Hihintayin mo pa bang sumakabilang buhay na sila? Ang mga tanong na iyon ay mga hints kung paano mo pwedeng gamitin ang Eisenhower matrix.
Bago mo gawin ang mga bagay kailangan mong itanong sa sarili kung ito ba ay kailangan madaliin at kung ito ba ay mahalaga. Pagkatapos noon, saka mo na piliin ang mainam na gawain.
1. Urgent (Kailangan Madaliin) at Importante
Ito ang mga bagay na kailangan mong gawin agad at karamihan sa mga emergencies ay nasa kategoryang ito. Napinsala ka noong nabangga ang iyong kotse at kailangan mong pumunta agad sa ospital? May mahalagang kliente na pupunta mamaya para makipagdiskusyon tungkol sa isang $10 million deal sa iyong kumpanya? Aalis ang iyong flight sa loob ng anim na oras at kailangan mong pumunta agad sa airport? Ang mga iyon ay nasa kategoryang ito at malamang kailangan mo itong asikasuhin agad.
2. Hindi Urgent, Hindi Importante
Ayon sa Pareto principle, ang 20% ng ating mga gawain ay nagdudulot ng 80% ng ating mga resulta, at ang natitirang 80% ay halos walang kwenta. Ang karamihan sa 80% na iyon ay naririto. Ano ang halimbawa ng mga bagay na hindi kailangang asikasuhin agad at hindi rin mahalaga? Maglaro ng video games, kumain ng sitsirya, manood ng TV, magsayang ng oras sa internet, at marami pang iba. Kapag mas maraming oras kang ginamit dito, mas kakaunti ang oras at lakas na matitira sa iyo upang gawin ang mga bagay na mahahalaga.
Kailangan iwasan mong gawin ang mga ito, o bawasan ang oras na ginagamit mo para gawin ito. Alalahanin mo nga lang din na ang panahon para magpahinga at magrelax (sapat na tulog, bakasyon, mga hobbies na gusto mo, atbp.) para hindi ma-burnout at ma-overwork ay kinakailangan din at ito ay nasa kategoryang “hindi urgent pero importante”.
3. Urgent pero HINDI Importante
Napakaraming “emergencies” ang nandito. Ito ang mga bagay na “dapat” mong gawin agad, pero hindi naman sila talaga mahalagang gawin. Ano ang mga halimbawa nito? May tumatawag na galit na customer sa iyo. Gusto mong malabhan agad ang paborito mong suit. May isa nanamang walang kwentang meeting na kailangang puntahan ang team mo.
Sa mga ito, madalas pwede mo naman silang i-delegate sa ibang tao (kung posible). Hayaan mong ang customer service department ang kumuha sa pagtawag ng customer, hayaan mong ang dry cleaners o labandera ang maglaba ng iyong damit, o maghanap ka ng representative para dumalo sa meeting para sa iyong team.
Ano man ang kailangan mong gawin, huwag mong hayaang maapura ka ng mga ito at hindi mo na magawa ang mga bagay na tunay na mahalaga.
4. Hindi Urgent (Hindi Kailangan Madaliin) pero Importante
Karamihan sa mga long-term na pagpapabuti at pagsisikap sa buhay ay nasa kategoryang ito at kailangan mong pag-isipang gawin ang mga ito kapag gusto mong baguhin at pagbutihin ang iyong kapalaran. Ano ang mga halimbawa ng mga bagay na hindi naman kailangan madaliin pero napakahalagang gawin? Mga long-term na plano para sa iyong kumpanya, pagaalaga sa iyong kalusugan, pag-exercise, pag-aaral kung paano mag-ipon at mag-invest ng pera, pagplano sa kinabukasan ng iyong pamilya, pag-iipon para sa pagpapaaral ng iyong anak sa kolehiyo, pag-iipon para sa iyong pagretiro, pagbabalik-tanaw sa iyong layunin o goals sa buhay, pagplano sa sarili mong negosyo, pagbili ng life insurance, pag-aalaga sa iyong mga relationships sa kapamilya at mga kaibigan, at napakarami pang iba.
Dahil hindi naman natin naiisip palagi ang mga ito at wala naman silang nakatakdang deadline, madalas natin silang nakakalimutan o pinagpapaliban hanggang sa huli na ang lahat at sila’y ay naging napakalaking problema.
Kapag gusto mong bawasan ang dami ng malulubhang problema na haharapin mo sa buhay at paramihin ang mga pagkakataon mong makamit ang pangmatagalang tagumpay at kasiyahan, kailangan mong pag-isipan, paghandaan, at gawin agad ang mga bagay na ito.
Sa kabuoan:
- Urgent (Kailangan Madaliin) at Importante – Tapusin mo agad!
- Hindi Urgent, Hindi Importante – Huwag mong gagawin o bawasan mo ang oras na ginagamit mo sa paggawa nito.
- Urgent pero HINDI Importante – Kung pwede, ipagawa mo sa iba.
- Hindi Urgent (Hindi Kailangan Madaliin) pero Importante – Ischedule mo at gawin mo tuwing may panahon ka para gawin ito.
Kapag gusto mong maging mas-productive at mas-effective sa trabaho at sa buhay, kailangan matutunan mong ilagay ang iyong oras at pagpupunyagi sa mga mahahalagang bagay. Huwag mong kakalimutan na walang katuturan ang pagiging “productive” kapag ang ginagawa mo ay wala namang kwenta sa huli. Huwag kang magaksaya ng oras sa mga walang kwentang gawain at magconcentrate ka sa mga bagay na tunay na kailangan.
Bago ka magsimulang magtrabaho, PAG-ISIPAN mo muna ang iyong gagawin…
Kailangan ba itong madaliin? MAHALAGA ba talaga itong gawin?
Magdesisyon ka at saka mo gawin ang nararapat.
Things which matter most must never be at the mercy of things that matter least.
(Ang pinakamahahalagang bagay ay hindi dapat kinakalimutan para sa mga bagay na pinaka walang kwenta.)
— Johann Wolfgang von Goethe